Interner Buchhalter im Arbeitsablauf
Erhält einen dedizierten Kontrollschritt, unterstützende Dokumente und ein nachvollziehbares Ergebnis in SIFYBOX.
Prozesse und Dokumente
Rechnungen nicht neu tippen. Sie kontrollieren.
Eingehende Rechnungen entgegennehmen, extrahieren, prüfen und genehmigen, bevor sie an die Buchhaltung weitergeleitet werden.
Für Organisationen mit eigenen Genehmigungsregeln und einem maßgeblichen Buchhaltungssystem. Die Nutzung durch mehrere Mandanten durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wird gesondert bewertet.
Den Prozess ansehen
Vom Anfang bis zum Ende
Eine Rechnung vom Wareneingang und der Genehmigung bis zur Weiterleitung an einen Buchhalter oder ein Finanzsystem.
Eine Rechnungswarteschlange
Jede Rechnung landet in einer einzigen Warteschlange, unabhängig davon, über welchen Kanal sie eingegangen ist.
Daten zur Überprüfung bereit
Das System bereitet die Daten auf und eine Person bestätigt, was tatsächlich einer Überprüfung bedarf.
Auftrags- und Budgetprüfung
Das Dokument wird mit dem Lieferanten, der Bestellung und dem verfügbaren Budget abgeglichen.
Die richtigen Leute, die richtige Reihenfolge
Die richtigen Personen erhalten die Aufgaben in der von der Organisation vorgegebenen Reihenfolge.
Übergabe an die Buchhaltung
Ein Buchhalter erhält die genehmigte Rechnung, oder ein Mitarbeiter übergibt sie dem Finanzsystem.
Wo die Buchhaltung stattfindet
Drei Übergabemodelle, angepasst an Ihre Organisation.
SIFYBOX verwaltet die Konten nicht. Es erstellt ein genehmigtes Dokument und leitet es entsprechend Ihren Rollen und den Möglichkeiten Ihres Finanzsystems weiter.
Externer Buchhalter im eigenen System
Empfängt das genehmigte Dokument und die Daten, ohne dass ein Zugriff auf SIFYBOX erforderlich ist, es sei denn, der Workflow erfordert dies.
Anschlussübergabe
Ein Konnektor kann, abhängig von der verfügbaren Schnittstelle, den Datensatz im Finanzsystem erstellen und dessen Kennung oder Status zurückgeben.
Wer ist beteiligt?
Wer ist wofür verantwortlich?
Backoffice-Spezialist
Prüft extrahierte Daten, behebt Ausnahmen und verfolgt das Dokument.
Geschäftsinhaber und Genehmiger
Bestätigt Zustellung, Zweck und Befugnis im Rahmen der konfigurierten Rollen und Beschränkungen.
Budgetcontroller und Buchhalter
Prüft Finanzierungs- und Buchhaltungsdaten, bevor das Ergebnis an das ERP-System übermittelt wird.
Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Wenn eine Überprüfung fehlschlägt
Ein Duplikat, eine Gutschrift, eine fehlende Bestellung, eine Betragsabweichung oder ein unbekannter Lieferant führen zu einer kontrollierten Ausnahme. Das Dokument kann zurückgesendet, abgelehnt oder nach Korrektur erneut eingereicht werden. Original- und Änderungswerte sowie die ERP-Antwort bleiben nachvollziehbar.
Das Ergebnis
SIFYBOX ersetzt nicht die Buchhaltung. Es erstellt ein genehmigtes, nachvollziehbares Datenpaket, übergibt es dem zuständigen ERP-System und protokolliert die Antwort.
Produkt und Integrationen
Was fertig geliefert wird und was wir gemeinsam konfigurieren.
Das Produkt bietet vorgefertigte Bausteine. Rollen, Formulare und Regeln werden für Ihre Organisation konfiguriert. Für jeden Konnektor vereinbaren wir im Voraus das Datenerfassungssystem und den Fehlerpfad.
Produkt ansehen: Prozesse und Dokumente →Verwandte Lösungen
Was an diesen Prozess anschließen kann
Nächster Schritt
Lassen Sie uns eine Lösung für Ihren konkreten Betrieb finden.
Wir werden einen realen Fall betrachten und dabei auch die häufig auftretenden Komplikationen berücksichtigen. Wir werden klar erläutern, was das Produkt standardmäßig leistet und was konfiguriert oder integriert werden muss.
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