Když podpis žije v e-mailu
Stáhnout. Otevřít PDF. Přečíst. Najít místo. Podepsat. Uložit. Najít správný e-mail. Přiložit.
Každý dokument znamená další soubor a další možnost sáhnout po špatné verzi nebo odpovědět do jiného vlákna.
Ředitel / náčelník na rybách
Ředitel na rybách. A dokumenty podepsané.
Dnes musí kvůli podpisu vozit počítač a token, nebo se vracet do kanceláře k papíru. S EPK sekretariát připraví dokumenty i podpisová místa. Ředitel si je přečte, vybere a s připojenou vzdálenou podpisovou službou podepíše třeba z mobilu. Jednotlivě nebo hromadně. Hotovo.
Pro ředitele, statutární zástupce a další lidi, kterým během dne přicházejí dokumenty k podpisu z více agend a systémů.
Jak se zbavit počítače a tokenu
Od začátku do konce
Sekretariát připraví. Ředitel rozhodne a podepíše — klidně mimo kancelář.
Dokument v podpisové knize
Dokument přijde z agendy nebo od pověřeného kolegy rovnou do podpisové knihy.
Připravená místa podpisu
Sekretariát určí pořadí a připraví místa podpisu, aby je ředitel nemusel hledat.
Jedna fronta k vyřízení
Podepisující otevře jedinou frontu, dokumenty si přečte a vybere ty připravené.
Podpis odkudkoli
Vybrané dokumenty podepíše najednou nebo jednotlivě, u stolu i na cestách.
Automatické vrácení výsledku
Podepsané soubory se samy vrátí tam, odkud přišly; bez ukládání příloh a e-mailů.
EPK
Přečíst. Vybrat. Podepsat.
Dokumenty už čekají v jedné podpisové knize a místa podpisu jsou připravená. Výsledek se vrátí automaticky. Při vhodném podpisovém prostředku můžete podepsat i z mobilu.
Kdo se zapojí
Kdo má co na starosti.
Referent nebo zdrojový systém
Předá správnou verzi dokumentu, metadata a požadavek na podpis do EPK.
Sekretariát
Zkontroluje podklady, určí pořadí a připraví viditelná místa podpisu — digitální ‚lepíky‘.
Ředitel nebo jiný podepisující
V jedné frontě dokumenty přečte, vybere a podepíše jednotlivě nebo hromadně. Nemusí stahovat soubory ani je přikládat zpět k e-mailu.
EPK a podpisová služba
EPK řídí úkol a odpovědnost; WSCS provede podpis zvoleným prostředkem a vrátí výsledek do zdrojové agendy.
Co se stane při chybě
Něco podepsat nechci nebo dokument není připravený
Podepisující může konkrétní dokument z hromadného výběru vynechat, odmítnout nebo vrátit s komentářem. Nepodepíše se jiná verze ani jiné místo, než jaké bylo připraveno. Právní úroveň podpisu, certifikát a časové razítko se řídí nastavením dané agendy.
Výsledek
Podepsaný dokument se stavem, časem a auditní stopou se automaticky vrátí tam, odkud přišel. Podepisující má hotovo bez ukládání příloh, hledání správného e-mailu a ručního odesílání souboru zpět.
Produkt a napojení
Co využijete hotové a co společně nastavíme.
Produkt přináší hotové stavební části. Role, formuláře a pravidla nastavíme pro vaši organizaci. U každého konektoru si předem řekneme, který systém je zdrojem pravdy a co se stane při chybě.
Prohlédnout produkt: Procesy a dokumenty →Podepsat lze i bez tokenu u počítače
Podpisový prostředek vybereme podle prostředí a požadované právní úrovně.
EPK je společná pracovní fronta. Konkrétní podpis může podle integrace provést lokální certifikát nebo vzdálená služba, například Software602 SecuSign, CESNET eIDAS nebo SEFIRA OBELISK Remote Signature. Dostupnost, cenu a právní úroveň vždy potvrzujeme pro konkrétní nasazení.
Výrobce uvádí roční licenci Signer za 3 000 Kč bez DPH, voucher na roční kvalifikovaný certifikát a neomezené čerpání časových razítek. Aktuální nabídku ověřujeme před dodávkou.
Informace výrobce ↗Prostředí pro vzdálené a kvalifikované podepisování, pečetění, časová razítka a správu certifikátů pro akademické a výzkumné organizace.
Informace CESNET ↗Vzdálený zaručený nebo kvalifikovaný podpis bez karty a čtečky, použitelný na mobilu, tabletu i počítači.
Informace SEFIRA ↗DERS Web Signer
Vyzkoušejte práci s PDF. Integraci dodáme přes API.
Veřejná ukázka je pouze ochutnávka a může se změnit nebo být bez předchozího upozornění nedostupná; nejde o garantované testovací prostředí ani součást SLA. API a integrační práce jsou placená služba. Podle zadání lze dodat napojení na Google Drive a Gmail. Integrace s Microsoft 365 je zatím experimentální a její rozsah ověřujeme pro konkrétní scénář.
Související řešení
Co může na tento proces navázat
Další krok
Najděme řešení pro váš skutečný provoz.
Vezmeme jeden skutečný případ včetně komplikací, které při něm běžně nastávají. Řekneme otevřeně, co umí produkt rovnou a co je potřeba nastavit nebo napojit.
Chci najít vhodné řešení